Política de privacidad

1. Quién es el responsable

Responsable

OLUMETECH S.L. (en adelante, «Olumetech»)

NIF

B93784452

Datos registrales

Inscrita en el Registro Mercantil de Santiago de Compostela, hoja SC-54652, inscripción 1.ª

Dirección

Vía Galileo 13, 2D, Polígono do Tambre, 15890 Santiago de Compostela (A Coruña), España

Correo electrónico

info@olumetech.es

Teléfono

+34 611 882 379

Olumetech no ha designado un delegado de protección de datos porque su actividad no está entre los supuestos en los que es obligatorio (artículo 37 del RGPD y artículo 34 de la LOPDGDD). Para cualquier cuestión sobre privacidad, escríbenos a info@olumetech.es o por carta a nuestra dirección con la referencia «Protección de datos».

Qué hacemos. Olumetech es el departamento técnico del administrador de fincas: lee los contratos y facturas de las comunidades que administra un despacho, vigila sus plazos, pide ofertas y prepara la información para la junta. No administra comunidades, no vende datos y no habla con los propietarios sin su administrador. La única excepción es el presidente, al que podemos escribir, siempre con copia al administrador, sobre el propio contrato de su comunidad con Olumetech.

Esta política se aplica a la web www.olumetech.es, al panel de Olumetech en su área de clientes (el «Panel») y a los datos que recibimos por correo, por teléfono o en reuniones. «Despacho» o «Administrador» es el despacho de administración de fincas que ha firmado con Olumetech el contrato del Software de Vigilancia, y «Comunidad», cada comunidad de propietarios que administra y a la que prestamos el servicio. Cumple el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

2. Datos de los que Olumetech es responsable

En todos estos tratamientos intervienen como encargados nuestros proveedores técnicos (apartado 4).

a) Consultas por la web, el correo o el teléfono

• Datos: nombre, perfil (administrador, presidente o vecino, otro), correo, teléfono si lo das, despacho o empresa y el contenido de tu mensaje.
• Para qué: responderte, organizar una reunión y, si lo pides, preparar una propuesta.
• Base legal: atender tu petición antes de un posible contrato (artículo 6.1.b del RGPD). Los campos obligatorios son necesarios para responderte.
• Plazo: 12 meses desde el último contacto si no llega a haber relación contractual.

Si eres presidente o vecino y nos dices quién administra tu comunidad, usaremos los datos profesionales de ese administrador solo para proponerle nuestro servicio, por interés legítimo (artículo 6.1.f del RGPD y artículo 19 de la LOPDGDD), y se lo diremos en el primer contacto. No trataremos los asuntos de tu comunidad sin tu administrador.

b) Despachos: clientes y despachos a los que ofrecemos el servicio

• Datos: datos de contacto profesional del titular y de las personas de contacto (despacho, dirección, teléfono, correo, zona, número aproximado de fincas y estado del contacto); notas de las reuniones (necesidades, proveedores y programas con los que trabaja, fechas de sus juntas); el contrato del Software de Vigilancia, sus datos de facturación y la carga de cada finca.
• Origen, si aún no eres cliente: fuentes públicas (buscador de colegiados del Colexio Oficial de Administradores de Fincas de Galicia, Google Maps y Páxinas Galegas), la recomendación de otro despacho o de un aliado, o un presidente o vecino de una comunidad que administras (apartado a).
• Para qué: gestionar la relación con los despachos cliente y ofrecer nuestro servicio a despachos de Galicia. El primer contacto es en persona, por teléfono o por carta; solo te escribiremos por correo electrónico si nos lo pides.
• Base legal: si eres cliente, el contrato (artículo 6.1.b del RGPD) y la obligación de facturar (artículo 6.1.c). Si no lo eres, nuestro interés legítimo en ofrecer el servicio a profesionales (artículo 6.1.f del RGPD y artículo 19 de la LOPDGDD), solo con datos de contacto profesional. Te informamos de ello como máximo un mes después de incluirte en nuestra lista, y puedes oponerte con una sola palabra.
• Plazo: clientes, mientras dure el contrato y, después, bloqueados 5 años; las facturas, según el apartado d). Si no eres cliente, 24 meses desde el último contacto o hasta que te opongas; si te opones, guardamos solo lo mínimo para no volver a contactarte.

c) Usuarios del Panel

• Quiénes: el titular y los empleados del Despacho y, cuando se active esa opción, el presidente con acceso de solo lectura a su comunidad.
• Datos: nombre, correo y teléfono profesionales, cargo, despacho y fincas asignadas; la aceptación de las condiciones de uso (versión, fecha y hora); y el registro de accesos: fecha y hora, dirección IP, navegador, fincas, contratos e informes consultados y documentos subidos y descargados. Origen: el Despacho, que informa a sus empleados del Panel y del registro de accesos.
• Para qué: dar y gestionar el acceso, enviar avisos, resúmenes e informes, dar soporte, proteger el Panel y probar el servicio prestado.
• Base legal: para el titular, la ejecución del contrato del Software de Vigilancia (artículo 6.1.b del RGPD); para los empleados y el presidente, el interés legítimo de Olumetech y del Despacho en prestar el servicio (artículo 6.1.f del RGPD y artículo 19 de la LOPDGDD); para el registro de accesos, nuestro interés legítimo en la seguridad y en la prueba del servicio (artículo 6.1.f).
• Plazo: la cuenta, hasta su baja; el registro de accesos, 3 años desde cada acceso y, si hay una reclamación abierta, hasta que termine; la aceptación de las condiciones, mientras dure la cuenta y, después, bloqueada 5 años.
• Destinatarios: el titular del Despacho puede pedir el registro de accesos de sus propios usuarios para investigar un incidente, una reclamación o un incumplimiento concreto.

d) Contrato, cobro y comunicación con las comunidades

• Datos: nombre, DNI, cargo y firma del presidente o de quien firme el contrato y el mandato SEPA; nombre y contacto del Administrador; CIF, dirección e IBAN de la Comunidad; importes del Registro del ahorro; recibos y facturas. Origen: el Despacho, el acta de la junta o el mandato SEPA.
• Para qué: formalizar y cumplir el contrato de servicio con la Comunidad; emitir y cobrar los recibos del porcentaje del ahorro; gestionar el mandato SEPA y las devoluciones; cumplir las obligaciones contables y fiscales; y escribir al presidente, con copia al Administrador, solo sobre ese contrato: recibos, domiciliación, devoluciones, renovación y baja.
• Base legal: la ejecución del contrato y del mandato SEPA (artículo 6.1.b del RGPD) y las obligaciones legales de facturación y contabilidad (artículo 6.1.c). Para el presidente, el firmante y el Administrador como representantes, el interés legítimo de Olumetech y de la Comunidad en formalizar y ejecutar el contrato (artículo 6.1.f del RGPD y artículo 19 de la LOPDGDD).
• Plazo: mientras dure el contrato. Después, facturas, recibos y libros, 6 años (artículo 30 del Código de Comercio); justificantes fiscales, 4 años (artículo 66 de la Ley General Tributaria); mandato SEPA, 14 meses desde el último cargo. Todo, bloqueado hasta que prescriban las acciones (5 años).
• Destinatarios: nuestro banco (remesas SEPA), la Agencia Tributaria, nuestra gestoría y el Despacho.

e) Proveedores y aliados

• Quiénes: los proveedores que participan en nuestras licitaciones (ascensor, limpieza, electricidad y otros mantenimientos), la correduría de seguros aliada o la del Despacho y otros aliados (mantenedores, empresas de limpieza) que nos presentan despachos. Olumetech no cobra comisiones a proveedores, corredurías ni aseguradoras.
• Datos: nombre, cargo, correo y teléfono de las personas de contacto; ofertas, precios y condiciones; si eres autónomo, tu nombre, NIF y dirección. Origen: el propio proveedor o aliado, o el Despacho.
• Para qué: pedir, recibir y comparar ofertas, comunicar el resultado, pactar tarifas válidas 12 meses y mantener la relación.
• Base legal: si eres autónomo, las medidas previas al contrato y su ejecución (artículo 6.1.b del RGPD); para los contactos de empresas, nuestro interés legítimo (artículo 6.1.f del RGPD y artículo 19 de la LOPDGDD).
• Plazo: los contactos, 24 meses desde la última licitación o comunicación; las ofertas, mientras duren las tarifas pactadas y, después, bloqueadas 5 años como prueba del ahorro y de la neutralidad de la licitación.
• Destinatarios: el Despacho y la Comunidad, en el cuadro comparativo.

f) Comunicaciones comerciales

Solo enviamos información comercial por correo electrónico a los despachos cliente, sobre servicios similares a los contratados (artículo 21.2 de la Ley 34/2002, LSSI, y artículo 6.1.f del RGPD), y a quien nos la haya pedido (consentimiento, artículo 6.1.a). Nunca a presidentes ni a propietarios: las novedades que afecten a una comunidad se comunican a través de su administrador. Cada envío permite darse de baja; conservamos los datos hasta que te des de baja.

g) Prueba del servicio cuando termina

Cuando una comunidad deja el servicio o termina el contrato de su Despacho, Olumetech devuelve y borra sus documentos (apartado 3.7), salvo lo necesario para acreditar el servicio y el cobro: el Registro del ahorro con sus pruebas, los informes entregados, los recibos y facturas, el registro de accesos al Panel y las instrucciones del Despacho. De estos datos Olumetech es responsable, por su interés legítimo en acreditar el servicio y defender sus derechos (artículo 6.1.f del RGPD). Se guardan bloqueados (artículo 32 de la LOPDGDD), solo se consultan para atender una reclamación o un requerimiento de un juzgado, una administración o la Agencia Española de Protección de Datos, y se suprimen a los 5 años del fin del servicio (artículo 1964.2 del Código Civil); las facturas, al terminar los plazos mercantil y fiscal.

h) Navegación por la web

Para que la web funcione y sea segura, el servidor que la aloja registra datos técnicos como la dirección IP, la fecha y hora del acceso y el navegador. Los usamos solo para la seguridad y el funcionamiento del sitio, por interés legítimo (artículo 6.1.f del RGPD), y se conservan como máximo 12 meses. La tipografía y el resto de recursos se sirven desde nuestro propio servidor. Más información en la política de cookies.

i) Mapa y redes sociales

El mapa de Google solo se carga si pulsas «Mostrar mapa»; en ese momento Google recibe tu dirección IP y puede instalar cookies como responsable independiente, según su propia política. Si visitas nuestra página de LinkedIn, LinkedIn trata tus datos según su política, y Olumetech y LinkedIn son corresponsables de las estadísticas de la página.

No elaboramos perfiles con estos datos ni tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre nadie.

Datos obligatorios. Los de los apartados c) y d) son necesarios para dar de alta una cuenta del Panel y para facturar y cobrar a la comunidad: sin correo profesional no hay cuenta, y sin IBAN y firmante no hay mandato SEPA. Los del apartado a) son voluntarios, pero sin ellos no podemos responderte. En los demás, nadie está obligado a darnos nada.

3. Documentos de las comunidades: Olumetech como subencargado

3.1. Quién es quién. Si eres propietario, presidente o proveedor de una comunidad que recibe nuestro servicio, los datos que aparecen en sus documentos los trata Olumetech por cuenta de su administrador y siguiendo sus instrucciones. La comunidad es la responsable; su administrador es el encargado, por su contrato de administración; y Olumetech es subencargado, autorizado por escrito por la comunidad (artículo 28.2 del RGPD) y con un contrato de encargo del tratamiento firmado con el Despacho, que la comunidad puede pedir a su administrador.

3.2. Qué leemos. Los contratos que se renuevan solos y sus facturas (seguro, electricidad, ascensor, limpieza, banco y otros mantenimientos) y, cuando el Despacho los entrega, presupuestos, liquidaciones y actas, solo en la parte que afecta a esos gastos. También los consumos eléctricos de la plataforma de datos de consumo, con autorización de la comunidad. No leemos contratos laborales ni datos de morosidad o de incidencias entre vecinos. De cada contrato extraemos proveedor, precio, vencimiento, preaviso, renovación, permanencias, subidas pactadas, coberturas y cláusulas, con su prueba: documento, página y frase.

3.3. Datos personales de esos documentos. El nombre, el DNI o el contacto del presidente, de un propietario que firmó un contrato o de un proveedor autónomo se tratan solo porque constan en el documento: no los extraemos para otro fin, no los completamos con otras fuentes y no los comunicamos fuera del Despacho, salvo a nuestros proveedores técnicos (apartado 4). Las peticiones de ofertas llevan los datos de la finca, nunca nombres de presidentes, propietarios o empleados. Si un documento contiene datos de salud u otras categorías especiales, de morosidad o de conflictos entre vecinos, no los usamos, los suprimimos y pedimos al Despacho una copia tachada.

3.4. Lectura automatizada con revisión humana. Parte de la lectura la hacen modelos de lenguaje (inteligencia artificial) de un proveedor externo, que trata los datos en la Unión Europea, con contrato de encargo, sin entrenar sus modelos con ellos y sin conservarlos más allá del mínimo técnico. Los plazos, colores y ahorros los calculan reglas fijas, no el modelo. Una persona de Olumetech revisa siempre, antes de publicarlo, todo lo que mueve dinero o va a la junta y los riesgos urgentes. Los avisos de fecha y los datos de la ficha de cada contrato (vencimiento, preaviso e importe) pueden salir de forma automática, por tipo de contrato, solo cuando el sistema ha demostrado un 98 % de acierto en al menos 200 casos revisados; de lo que sale así, una persona revisa cada semana una muestra. Decide siempre la junta, el presidente o el administrador: ninguna decisión se basa únicamente en un tratamiento automatizado (artículo 22 del RGPD). Nuestros informes son un análisis de documentos con fines informativos, no un dictamen técnico ni jurídico.

3.5. Una sola excepción: precios anónimos. No usamos estos datos para fines propios, salvo uno que autoriza cada comunidad: conservar de forma anónima y agregada los precios de mercado (partida, características del contrato, zona amplia, precio y fecha) para nuestra base de precios de referencia de Galicia. La anonimización se hace antes de incorporar nada a la base, que no contiene ningún dato que identifique a la comunidad, al Despacho ni a ninguna persona. Solo publicamos o compartimos agregados de al menos cinco contratos y nunca de una zona menor que una comarca.

3.6. Dónde y con quién. Estos documentos se tratan solo en la Unión Europea, sin acceso desde fuera, tampoco para soporte. Llegan solo por el Panel o por el buzón de documentos de cada Despacho, nunca por nuestro correo general. Los proveedores que los tratan son subencargados autorizados, con contrato de encargo, y figuran en la lista de subencargados que facilitamos a cada Despacho. Cualquier cambio se comunica al Despacho con 30 días de antelación, para que la comunidad pueda oponerse a través de su administrador.

3.7. Cuánto tiempo. Mientras la comunidad reciba el servicio. Al terminar, devolvemos los documentos al Despacho y borramos todas las copias en los plazos del contrato de encargo: 30 días para pedir la devolución y 30 más para borrar; las copias de seguridad, al cumplirse su ciclo. Solo conservamos, bloqueado, lo descrito en el apartado 2 g).

3.8. Tus derechos sobre estos datos. Como la responsable es la comunidad, los derechos se ejercen ante la comunidad o su administrador, que tiene los documentos originales. Si te diriges a nosotros, no te contestaremos sobre el fondo: trasladaremos tu solicitud al Despacho en un máximo de 48 horas y te lo diremos. Aplicamos en nuestros sistemas, en un máximo de 10 días naturales, las rectificaciones, supresiones o limitaciones que el Despacho nos pida.

4. Destinatarios y proveedores

No vendemos datos. Solo los comunicamos a:

• la Agencia Tributaria, otras administraciones y los juzgados, cuando lo exija la ley, y nuestros abogados si hay una reclamación;
• nuestro banco, para las remesas SEPA;
• el Despacho, respecto de sus usuarios y de sus comunidades;
• los proveedores que participan en una licitación, que reciben el pliego con los datos de la finca, sin datos personales, y el resultado, nunca las ofertas de los demás;
• la correduría de seguros aliada o la del Despacho, que recibe, con autorización del Despacho, los datos del edificio y de la póliza vigente necesarios para pedir ofertas, sin datos de propietarios, y actúa por cuenta de la comunidad.

Proveedores que tratan datos por cuenta de Olumetech, con contrato del artículo 28 del RGPD:

• nuestra gestoría contable y fiscal;
• para los documentos de las comunidades y el Panel: alojamiento, copias de seguridad, modelos de lenguaje y el correo de los buzones de documentos y de los avisos del Panel, todos en la Unión Europea, según la lista de subencargados que facilitamos a cada Despacho;
• para nuestro correo general (como info@olumetech.es) y el formulario de la web: Google Ireland Limited, con Google Workspace (apartado 5).

5. Transferencias internacionales

Los documentos de las comunidades y los datos del Panel no salen de la Unión Europea, y nadie accede a ellos desde fuera.

Nuestro correo general y el formulario de la web están en Google Workspace. Google puede tratar esos datos (consultas, contactos de despachos, proveedores y aliados) en Estados Unidos a través de Google LLC, con las garantías del RGPD: el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., al que Google LLC está adherida, y las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Puedes pedirnos más información en info@olumetech.es.

6. Plazos de conservación

Los plazos de cada tratamiento del apartado 2 están en su apartado. Pasado el plazo, los datos se suprimen o, si pueden hacer falta para atender responsabilidades, se bloquean (artículo 32 de la LOPDGDD): solo pueden consultarse para una reclamación o un requerimiento de una administración o un juzgado, y se suprimen cuando termina ese plazo. Los demás plazos son estos:

7. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento, gratis, estos derechos:

• Acceso: saber si tratamos tus datos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir los datos inexactos o incompletos.
• Supresión: pedir que borremos tus datos cuando ya no sean necesarios, entre otros casos.
• Oposición: oponerte al tratamiento basado en el interés legítimo, incluida la prospección comercial, y a las comunicaciones comerciales.
• Limitación: pedir que conservemos tus datos sin tratarlos, en los casos previstos por la ley.
• Portabilidad: recibir los datos que nos diste, en un formato de uso común, o que los enviemos a otro responsable.
• Retirar tu consentimiento, sin que afecte a lo tratado antes.
• No ser objeto de decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado.

Cómo. Escribe a info@olumetech.es o a nuestra dirección con la referencia «Protección de datos», indicando qué derecho ejerces. Si tenemos dudas razonables sobre tu identidad, te pediremos que la confirmes; lo que nos envíes para ello se destruye al atender la solicitud. Te responderemos en un mes, ampliable dos meses más si la solicitud es compleja, y en ese caso te avisaremos dentro del primer mes.

Bajas de comunicaciones comerciales: basta responder «baja» a cualquier correo. La atendemos en un máximo de 10 días y guardamos solo lo mínimo para no volver a escribirte.

Datos de los documentos de una comunidad: ver el apartado 3.8.

Reclamación. Si crees que no hemos atendido bien tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es) o acudir a los tribunales. Te agradeceremos que antes nos escribas a nosotros.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo (artículo 32 del RGPD), descritas en el contrato de encargo del tratamiento con cada Despacho. En resumen:

• Acceso: cuentas personales e intransferibles; verificación en dos pasos obligatoria en nuestros servidores, correo y consolas de proveedores, y para los usuarios del Panel, según sus condiciones de uso; cada usuario ve solo las fincas de su Despacho.
• Cifrado: conexiones cifradas (TLS 1.2 o superior) y documentos, base de datos y copias cifrados en reposo.
• Copias: copia diaria cifrada en otro centro de datos de la Unión Europea.
• Registro de accesos: quién entra en el Panel, cuándo y qué consulta.
• Incidentes: si una brecha afecta a datos de una comunidad, avisamos al Despacho en 24 horas y le damos la información completa en 48, para que el Despacho y la comunidad puedan notificarla. En los tratamientos del apartado 2, la notificamos nosotros a la Agencia Española de Protección de Datos en 72 horas cuando proceda, y a los afectados si el riesgo es alto.

Ninguna medida elimina todo el riesgo. Si detectas un fallo de seguridad en la web o en el Panel, escríbenos a info@olumetech.es.

9. Menores

La web, el Panel y nuestros servicios se dirigen a profesionales y a comunidades de propietarios. Los menores de 14 años no deben darnos datos personales (artículo 7 de la LOPDGDD); si sabes que alguno lo ha hecho, escríbenos y los suprimiremos.

Si nos das datos de otras personas, debes haberles informado antes.

10. Cookies

Las cookies de la web se explican en la política de cookies. La web no usa cookies de análisis ni de publicidad.

El Panel usa solo cookies técnicas de sesión, necesarias para mantener la sesión iniciada y la seguridad, que no requieren consentimiento (artículo 22.2 de la LSSI). Si esto cambiara, lo diremos en la política de cookies y pediremos el consentimiento que corresponda.

11. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política por cambios legales, por nuevos tratamientos o por cambios de proveedores. La versión vigente está siempre en esta página, con su fecha. Si un cambio afecta a los usuarios del Panel, se lo avisamos por correo y en el Panel al menos 15 días antes; si es importante y tenemos tu correo, también te avisaremos.

Puedes pedirnos las versiones anteriores en info@olumetech.es. Más información sobre el titular del sitio web en el aviso legal.